Бюджет организации на год план доходов расходов и рисков
Пекарня с годовым планом продаж 60 млн рублей арендует цех за 380 000 рублей в месяц и платит зарплату с налогами 1,07 млн рублей в месяц. В январе план продаж 2,8 млн рублей, но поступления по условиям 30% предоплаты, 50% через 30 дней и 20% через 60 дней дают только 840 000 рублей. Обязательные платежи на аренду, зарплату и аванс за муку составляют 2,15 млн рублей. Кассовый разрыв в январе 1,31 млн рублей. Если годовой бюджет составлять только по отчёту о прибылях и убытках, разрыв вскроется 20 января, когда аренда уже просрочена.
При составлении годового бюджета я начинаю не с электронной таблицы, а с трёх контуров: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и прогнозный баланс. Для компании до 50 сотрудников достаточно БДР и БДДС, но прогнозный баланс полезно добавлять, чтобы видеть активы, обязательства и капитал.
Сначала зафиксируйте три контура бюджета
Для пекарни с выручкой 60 млн рублей БДР показывает переменные расходы 36 млн, зарплату с налогами 12,8 млн, аренду 4,6 млн, проценты 1,2 млн и налог на прибыль 1,0 млн. Чистая прибыль получается 4,4 млн рублей. БДДС за тот же год показывает начальный остаток денег 3,6 млн, поступления от клиентов 54 млн, платежи поставщикам 34 млн, зарплату и аренду 17,4 млн, проценты 1,2 млн, покупку печи 2 млн. На конец года остаток денег 3,0 млн. Прогнозный баланс покажет дебиторскую задолженность 6 млн, запасы 1,8 млн и нераспределённую прибыль 4,4 млн. Три отчёта связаны: прибыль увеличивает капитал, поступления и платежи меняют остаток денег.
Шаг 1. Прогноз продаж с разбивкой по месяцам
Среднемесячный план 5 млн рублей опасен для пекарни. Реальный график по прошлым двум годам: январь 2,8 млн, февраль 2,6 млн, март 3,9 млн, апрель 4,8 млн, май 5,1 млн, июнь 5,7 млн, июль 4,5 млн, август 4,9 млн, сентябрь 5,6 млн, октябрь 6,0 млн, ноябрь 7,2 млн, декабрь 6,9 млн. Сумма за год 60 млн рублей. Если заложить январь средним значением, вы закупите муки и упаковки на 1,3 млн рублей больше нужного и заморозите эти деньги на два месяца. Если истории продаж нет, ставьте первый год не выше 70% производственной мощности. При мощности 8 млн рублей в месяц бюджет продаж составит 5,6 млн, а не 7 млн.
Шаг 2. Расходы без общего котла
Разделите расходы на переменные, постоянные и разовые. Переменные привязывайте к продажам. Если себестоимость одного заказа 340 рублей, а план продаж 60 млн при среднем чеке 1 200 рублей, это 50 000 заказов и 17 млн рублей затрат на ингредиенты. Коэффициент — 28,3% от выручки. В прошлом году он был 26,4%. Удорожание на 1,2 млн рублей должно быть подтверждено ростом цены муки или изменением рецептуры, иначе статью не утверждайте.
Постоянные расходы расписывайте помесячно: аренда 380 000 рублей в месяц, всего 4,56 млн; зарплата 9 человек с налогами 1,07 млн в месяц, всего 12,84 млн; охрана, интернет и бухгалтерское обслуживание 96 000 рублей в месяц, всего 1,15 млн. Разовая закупка печи за 2 млн рублей в апреле попадает в БДДС как платёж, а в БДР её стоимость отразится через амортизацию в течение пяти лет. Маркетинг не индексируйте автоматически на 10%. В прошлом году реклама стоила 1,3 млн и дала 4 200 заявок, цена заявки 310 рублей. В новом бюджете закладывайте 1,5 млн только под план 4 840 заявок и проверяйте фактическую цену каждый квартал.
Шаг 3. План поступления денег, а не только прибыли
В январе план продаж 2,8 млн рублей. По условиям 30% предоплаты, 50% через 30 дней и 20% через 60 дней на счёт поступит только 840 000 рублей. Обязательные платежи января: аренда 380 000, зарплата с налогами 1,07 млн, аванс поставщику за февральскую муку 700 000. Итого 2,15 млн, кассовый разрыв 1,31 млн. Зная это в декабре, вы просите у поставщика отсрочку 30 дней на 700 000 или открываете кредитную линию под 18% годовых, которая при выборке 700 000 обойдётся 10 500 рублей за месяц.
За первый квартал продажи составят 9,3 млн (2,8 + 2,6 + 3,9), а поступления по графику 30/50/20 — только 6,05 млн. Разница 3,25 млн останется в дебиторской задолженности. Под эту сумму нужен либо запас денег, либо подтверждённый кредитный лимит.
Шаг 4. Владельцы статей и отклонения
Назначьте ответственного за каждую строку бюджета. Коммерческий директор отвечает за выручку и дебиторскую задолженность, начальник производства — за расход материалов и брак, финансовый директор — за проценты и остаток денег. Если в апреле выручка упала с плана 4,8 млн до 3,9 млн, отклонение составит 18,75%. Владелец статьи обязан в течение пяти рабочих дней представить план сокращения расходов на 900 000 рублей или подтверждённые отгрузки мая на 6,1 млн. Отклонение до 5% считается рабочим, от 5 до 10% требует объяснительной записки, свыше 10% запускает пересмотр квартального бюджета.
Шаг 5. Сводные проверки перед утверждением
Перед подписанием проверьте три контрольные цифры. Первая: чистая прибыль из БДР должна равняться изменению нераспределённой прибыли в прогнозном балансе плюс дивиденды. Вторая: остаток денег на конец года из БДДС должен совпадать со строкой денежных средств в балансе. Третья: дебиторская задолженность не должна расти быстрее выручки более чем на 10 процентных пунктов. При выручке 60 млн и росте дебиторки с 3 млн до 5,9 млн её доля выросла с 5% до 9,8%, это допустимо. Если дебиторка вырастет до 12 млн, доля станет 20%, такой бюджет не утверждайте без изменения условий оплаты.
Подход сверху вниз или снизу вверх
Для компании с численностью до 30 сотрудников подход снизу вверх займёт три-четыре недели и даст точные цифры от исполнителей. Сверху вниз занимает два-три дня, но часто игнорирует реальную загрузку цеха. При составлении бюджета с нуля используйте смешанный подход: генеральный директор задаёт целевую маржу 10%, отделы собирают свои заявки, финансист сводит их и показывает расхождение 800 000 рублей между планом отдела продаж и расходами производства. После двух итераций остаётся разрыв 150 000, который закрывают за счёт отказа от найма курьера и переноса ремонта склада на июль.
Четыре ошибки, которые ломают бюджет
- Смешивают прибыль и деньги: показывают в бюджете выручку 60 млн как поступление, а клиенты платят с отсрочкой 60 дней, кассовый разрыв достигает 4,8 млн.
- Не назначают владельцев: при невыполнении плана никто не отвечает за сокращение расходов, поэтому к концу года расходы превышают план на 1,3 млн.
- Составляют бюджет без помесячной разбивки: среднегодовая цифра 5 млн не покажет январский провал 2,8 млн и декабрьский пик 6,9 млн.
- Не обновляют прогноз после фактических данных: если в первом квартале выручка ниже плана на 14%, но бюджет не пересмотрен, к декабрю отклонение достигнет 6,2 млн, и корректировать будет поздно.
Если после проверки у вас осталось отклонение по деньгам больше 5% хотя бы в одном месяце, вернитесь к шагу 3 и пересчитайте график поступлений от клиентов. Годовой бюджет работает, когда у каждой цифры есть владелец, срок и последствие при отклонении.